Czy w dzisiejszych czasach, kiedy systemy informatyczne są niezbędne w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości, istnieje uniwersalna recepta na sukces? Kluczowym elementem każdego projektu IT, który może mieć wpływ na jego być albo nie być jest właściwie przeprowadzona analiza biznesowa. Dlaczego? O tym poniżej.
Korzyści wynikające z wdrożenia nowego systemu lub aktualizacji już istniejącego zależą w dużej mierze od przebiegu projektu i kompetencji zespołu, który nad nim pracuje. Ta współpraca ekspertów różnych dziedzin (analityków biznesowych, projektantów, UX designerów, programistów, testerów) jest teraz standardem. Nie istnieje jedna, najlepsza definicja analizy biznesowej, jednak na potrzeby realizacji projektów IT najlepiej sprawdza się najprostsza forma.
Analiza biznesowa IT to proces badania potrzeb i wymagań klienta związanych z wprowadzeniem nowego rozwiązania informatycznego oraz przetłumaczenie ich na konkretne zadania dla programistów. Ten etap tworzenia projektu łączy zatem środowisko biznesowe z zespołami IT. W ramach analizy zbieramy informacje na temat bieżących problemów i wyzwań, z którymi boryka się klient, ale również zwracamy uwagę na to, co działa sprawnie i efektywnie, aby uwzględnić te wszystkie aspekty przy projektowaniu nowego bądź ulepszonego rozwiązania informatycznego. Następnie określamy cele, jakie chce osiągnąć klient dzięki wdrożeniu nowego systemu i tworzymy wstępny plan realizacji projektu, zawierający wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne oraz scenariusze użycia.
Analiza biznesowa pomaga więc już na wczesnym etapie projektu wyłapać potencjalne zagrożenia, zniwelować ryzyka, przewidzieć dodatkowe koszty, zaplanować niezbędne integracje czy infrastrukturę, a wszystko to wpływa na jakość i cenę produktu końcowego. Głównymi narzędziami analizy biznesowej są wywiady, obserwacja pracy, analiza infrastruktury oraz dokumentacji.
Według raportu Standish Group Annual CHAOS 2020 66% projektów technologicznych (na podstawie analizy 50 000 projektów na świecie) kończy się częściowym lub całkowitym niepowodzeniem. Powodem bywa często brak dokładnej analizy wymagań biznesowych, ponieważ to na jej podstawie tworzony jest projekt systemu informatycznego. Bez dokładnej analizy nowy lub ulepszony system może okazać się nieefektywny lub nawet zupełnie nieprzydatny w codziennej pracy firmy, ponieważ nie będzie spełniał oczekiwań klienta oraz użytkowników końcowych:
W przypadku niepowodzenia projektu informatycznego, w zależności od celu i grupy docelowej, firmy mogą stracić zaufanie swoich klientów, partnerów biznesowych, a przede wszystkim ponieść koszty związane z naprawą błędów oraz zwiększoną ilością pracy, która musi zostać wykonana w celu doprowadzenia systemu do właściwej funkcjonalności. Ponadto niepowodzenie projektu może wpłynąć na morale pracowników, którzy poświęcili wiele czasu i wysiłku na jego realizację.
Jako partner technologiczny realizujący projekty IT na co dzień przykładamy dużą wagę do rzetelnej analizy biznesowej. Staramy się, aby nasze warsztaty online były interaktywne i angażujące dla klienta, a dokumentacja jasna i zrozumiała. Podczas spotkań wykorzystujemy różne techniki, takie jak wywiady z interesariuszami, grupowe dyskusje, warsztaty i analizę dokumentów, żeby jak najlepiej poznać potrzeby i wymagania interesariuszy. Dzięki temu klient może czuć się pewny, że rozumiemy po co i dla kogo tworzony jest system bądź aplikacja. A to kluczowy punkt, od którego powinno się zacząć prace. Naszym celem nie jest po prostu “oddać projekt”, “zrobić aplikację”. Zawsze pytamy o cel biznesowy – co chcesz osiągnąć, realizując ten system i jakich wyników biznesowych oczekujesz.
Rozpoczynając projekt, przeprowadzamy serię spotkań, podczas których zbieramy listę wymagań biznesowych, dzięki czemu poznajemy logikę, procesy oraz potrzeby klienta.
Następnie analizujemy zebraną wiedzę, żeby skonkretyzować, czego klient naprawdę potrzebuje, co pozwala nam na wyeliminowanie potencjalnych niejasności oraz niezgodności w oczekiwaniach. Na podstawie zebranych wymagań biznesowych projektujemy system czy aplikację, uwzględniając aspekty techniczne i funkcjonalne.
Koszt i czas przeprowadzenia analizy biznesowej IT zależą od wielu czynników, takich jak wielkość projektu, stopień jego skomplikowania biznesowego i technicznego, częstotliwość zmian wymagań klienta, a także poziom wiedzy i doświadczenia firmy, która jest odpowiedzialna za jej realizację. Należy jednak pamiętać, że to właśnie analiza biznesowa pozwala uniknąć kosztownych błędów w projektach IT, ponieważ eliminuje ryzyko implementacji niewłaściwego rozwiązania, które nie spełni oczekiwań klienta.
Analiza biznesowa to zdecydowanie pierwszy krok do sukcesu projektu IT, a zazwyczaj jej koszt jest wliczony w całkowitą wycenę systemu.
