Klauzula informacyjna dla akcjonariuszy Solwit S.A. oraz pełnomocników akcjonariuszy Solwit S.A.

Zgodnie z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – dalej: RODO), informujemy, że:

Kto jest administratorem Pani/Pana danych osobowych?

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Solwit Spółka Akcyjna z siedzibą w Gdańsku (80-298) przy ul. Azymutalnej 11 (dalej: „Solwit”).

Jak się z nami skontaktować, żeby uzyskać więcej informacji o przetwarzaniu danych osobowych?

W celu uzyskania informacji odnośnie sposobu przetwarzania danych osobowych przez Solwit prosimy o kontakt na adres email: iod@solwit.com lub na adres siedziby: ul. Azymutalna 11, 80-298 Gdańsk.

Solwit wyznaczył inspektora ochrony danych osobowych, z którym kontakt jest możliwy za pośrednictwem poczty email na adres: iod@solwit.com lub listownie, na adres siedziby Solwit.

Kategorie i zakres danych osobowych oraz źródło ich pochodzenia

Pani/Pana dane osobowe jako akcjonariuszy lub pełnomocników akcjonariuszy zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa lub od Spółki Dom Maklerski NAVIGATOR S.A. z siedzibą w Warszawie KRS: 0000274307, który prowadzi rejestr akcjonariuszy Solwit S.A.

Zakres przetwarzanych danych osobowych obejmuje dane zwykłe w postaci imienia i nazwiska oraz adresu zamieszkania, adresu e-email oraz nr telefonu.

Jaki jest cel przetwarzania danych osobowych przez Solwit?

Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w celach związanych z prawidłową realizacją zadań wynikających z obsługi podmiotów posiadających akcje Solwit S.A., w tym w celu przeprowadzenia procesu dematerializacji akcji, przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia Solwit S.A. i umożliwienia w nim uczestnictwa, sporządzenia i udostępnienia na żądanie listy akcjonariuszy oraz ewentualnej realizacji prawa do udziału w zysku, jak też realizacji wymogów wynikających z przepisów prawa.

Jaka jest podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez Solwit?

Podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych w celach wskazanych powyżej jest:

1. wypełnianie obowiązków prawnych ciążących na Solwit S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c RODO wynikających m.in. z Kodeksu spółek handlowych: art. 341 (księga akcyjna), art. 347 (podział zysku), art. 407 (lista akcjonariuszy), art. 429 (wniosek o udzielenie informacji).
2. prawnie uzasadniony interes Solwit S.A. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO związany zumożliwieniem kontaktu z akcjonariuszami, w tym w celu przeprowadzenia procesu dematerializacji akcji, weryfikacją ich tożsamości oraz ewentualnym dochodzeniem lub odpieraniem roszczeń.

Komu udostępniamy Pani/Pana dane osobowe?

Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

1. podmiotom przetwarzającym dane osobowe na zlecenie Solwit S.A., w tym m.in. obsługującym systemy informatyczne wykorzystywane na potrzeby realizacji celów wyżej wskazanych,
2. podmiotom świadczącym usługi na rzecz Solwit S.A., w tym firmom kurierskim i pocztowym, doradcom prawnym i finansowym oraz audytorom, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Solwit S.A.
3. inni akcjonariusze i ich pełnomocnicy, w związku z ich prawem do przeglądania listy akcjonariuszy, w związku z wyłożeniem listy akcjonariuszy w lokalu Zarządu oraz prawem do otrzymania odpisu tej listy.

Jak chronimy przetwarzane przez nas dane osobowe?

Pani/Pana dane osobowe będą chronione poprzez zastosowanie odpowiednich środków (technicznych, fizycznych oraz organizacyjnych) zgodnych ze standardem rynkowym, w celu zapewnienia poufności, integralności i dostępności przetwarzanych danych osobowych, zapobiegania nieuprawnionemu użyciu czy dostępowi do danych osobowych, jak również zapobiegania naruszeniu ochrony danych (incydentowi bezpieczeństwa).

Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub w oparciu o klauzule umowne ochrony danych osobowych, zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Jak długo przetwarzamy dane osobowe?

• (i) Dane osobowe zawarte w księdze akcyjnej będą przetwarzane przez czas działalności Solwit S.A.
• (ii) Dane osobowe zawarte na listach akcjonariuszy oraz umożliwiające ewentualną realizację prawa do udziału w zysku, zawarte w listach obecności, zawarte w tym pełnomocnictwach, umożliwiające nawiązanie kontaktu za pomocą poczty elektronicznej będą przechowywane przez okres 1 roku od daty walnego zgromadzenia.
• (iii) Dane osobowe przetwarzane w związku z zaskarżeniem uchwały walnego zgromadzenia będą przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania sądowego w tym zakresie.
• (iv) Dane osobowe przetwarzane w celu innym niż wymienione powyżej będą przetwarzane przez okres istnienia obowiązku ich przechowywania, wynikającego z przepisów prawa.

Czy podanie danych osobowych jest konieczne?

Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym, niezbędnym do realizacji celów określonych powyżej.

Jakie ma Pani/Pan uprawnienia wobec Solwit w zakresie przetwarzanych danych?

Posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, w zakresie określonym przepisami prawa.

Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy o ochronie danych osobowych.

Informacja o profilowaniu danych osobowych

Państwa dane osobowe nie będą profilowane i nie będą służyły zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.