Jak usprawnić zarządzanie reklamacjami magazynowymi w branży retail? – Blog Solwit

Jak usprawnić zarządzanie reklamacjami magazynowymi w branży retail?

Autor: Marketing Team

Jak zautomatyzować proces kontroli jakości oraz usprawnić zarządzanie reklamacjami magazynowymi? Jak zoptymalizować kontrolę dostaw w środowisku, w którym do magazynu przyjeżdża dziennie nawet kilkanaście ciężarówek? Czy można zorganizować proces reklamacyjny lepiej i sprawniej, a przy tym niemal całkowicie wyeliminować użycie papieru? Technologia przyszła z pomocą – w Solwit stworzyliśmy dla naszego klienta aplikację webową, która optymalizuje proces reklamacji magazynowych.

blog_warehouse_complaints

Gdy dostarczony do sklepu towar nie spełnia oczekiwań

Zarządzanie magazynem i proces reklamacji magazynowej stanowią skomplikowanie wyzwanie. Z jego największą skalą mierzą się w szczególności duże sieci handlu detalicznego, głównie w branży spożywczej.

Duża sieć handlu detalicznego z branży FMCG postanowiła skorzystać z usług Solwitu i rozwiązać tym samym wiele problemów związanych z zarządzaniem reklamacjami. Aplikacja miała stanowić odpowiedź na potrzeby klienta, który oczekiwał nie tylko stworzenia systemu, ale i ujednolicenia bazy raportowej oraz umożliwienia dostępu do historycznych danych magazynowych. Nasz zespół deweloperów stworzył aplikację dla pracowników magazynowych, którzy zajmują się kontrolą dostaw szybko psujących się produktów. 

Proces reklamacji dostaw a podejście Lean Management

Do tej pory obsługa reklamacji dostaw u naszego klienta odbywała się ręcznie. Kontrola jakości w tym wypadku dotyczyła wyłącznie artykułów spożywczych. Polegała głównie na badaniu organoleptycznym. Pracownik sprawdzał takie cechy jak liczba, etykieta, kolor i jędrność produktów, zapach (co ważne jest przede wszystkim w przypadku produktów takich jak ryby czy mięso), stan opakowania, temperatura itd. Dostawa musi spełniać ustalone kryteria jakościowe, aby przejść pomyślnie kontrolę. 

Notatki z tych kontroli sporządzane były w formie papierowej, a następnie przepisywane do arkuszy Excel. Procesy reklamacji wymagają konkretnej dokumentacji, w tym fotografii, uzasadnień i danych, takich jak rodzaj wady czy liczba braków. Komplet takich informacji należało wysłać mailowo do każdego dostawcy osobno. Proces obsługi reklamacji trwał przez to bardzo długo i był mocno nieefektywny. Czas pracy pracownika, który zajmował się kontrolą dostaw, nie był odpowiednio wykorzystywany – przemieszczanie się i dokumentacja zajmowały czas, który można było poświęcić na, chociażby dokładniejsze sprawdzenie jakości towarów.

Z perspektywy podejścia Lean Management jest to typowy przykład marnotrawstwa, gdyż większość z tych działań nie jest niezbędna w procesie ani nie przynosi żadnej wartości dodanej dla klienta. 

Do rodzajów marnotrawstw w Lean należą: 

  • oczekiwanie, 
  • zbędny transport, 
  • zbędny ruch, 
  • nadmierne przetwarzanie, 
  • braki i defekty, 
  • zapasy, 
  • nadprodukcja, 
  • niewykorzystany potencjał ludzki (wg niektórych źródeł). 

W przypadku naszego klienta mieliśmy do czynienia przede wszystkim z: 

  • zbędnym ruchem i transportem – poruszanie się pracownika wraz z kompletem dokumentów papierowych od miejsca rozładunku dostaw do komputera, 
  • nadmiernym przetwarzaniem – zapisywaniem informacji na papierze, następnie przepisywaniu ich do pliku Excel, po czym wysyłaniu e-mailem do dostawcy, 
  • brakami i defektami – pośpiech i niedokładność w procesie kontroli spowodowane nadmiarem pracy w późniejszych etapach, co skutkuje niewykryciem wszystkich wad dostawy, 
  • niewykorzystanym potencjałem ludzkim – swoje umiejętności i wiedzę pracownik może wykorzystać w inny, bardziej efektywnie niż na niepotrzebne czynności. 

Optymalizacja za pomocą aplikacji

Rozwiązanie zaproponowane przez Solwit miało sprostać wszystkim tym problemom. Stworzyliśmy aplikację, która spełniała wymagania klienta i posiadała pożądane przez niego funkcjonalności. Przede wszystkim pozwoliła ona na eliminację zbędnych procesów, takich jak przepisywanie informacji z kartki do komputera, a następnie wprowadzanie ich do osobnych maili do dostawców.  

Aplikacja webowa umożliwiła maksymalne uproszczenie składania reklamacji. Użytkownik wypełnia pola formularza, dodaje zdjęcia i na tym właściwie kończy się praca. System sam wysyła informacje do dostawcy. Dodatkowo aplikacja współpracuje z czytnikami kodów kreskowych, co jeszcze bardziej przyspiesza proces identyfikacji. 

To jeszcze nie wszystko. Aplikacja umożliwia bowiem stały dostęp do danych  w czasie rzeczywistym – w formie raportów dziennych jak i miesięcznych. Dostępne są statystyki dotyczące np. jakości dostaw od danego partnera, co może mieć przełożenie na dalsze decyzje biznesowe.

Dodatkowo aplikacja ma dostęp do danych magazynowych z innych systemów wykorzystywanych w firmie, co jeszcze bardziej poprawia jej skuteczność. 

 

Technologie i narzędzia: .NET Core Web API, RabbitMQ, Angular 9.

 

 Zalety aplikacji 

  • przyspieszenie i uproszczenie procesu reklamacji – zamiast papierów, plików Excel i maili – jedna aplikacja, 
  • automatyzacja wysyłki reklamacji do dostawców, 
  • eliminacja użycia papieru w procesie, 
  • raporty dzienne i miesięczne, stały i łatwy dostęp do bieżących danych na temat dostaw, które wspomogą decyzje biznesowe, 
  • poprawa komfortu i efektywności pracy pracownika, 
  • bardziej korzystne zagospodarowanie zasobów ludzkich w innych obszarach, które lepiej wykorzystają potencjał pracownika, 
  • dostęp do Bazy Wiedzy, gdzie znajdują się m.in. informacje jak dany rodzaj produktu należy badać. 

Kompleksowość rozwiązania

Proces reklamacji magazynowych jest niezwykle istotnym aspektem działalności przedsiębiorstwa z branży FMCG, ale jak widać, może być miejscem wielu opóźnień i nieprawidłowości. W obliczu ogromnej rotacji towarów w magazynach licznych dostaw, ale przy tym konieczności dbałości o ich jakość, nieodzowne stają się standaryzacja, automatyzacja i optymalizacja.

Aplikacja stworzona przez nasz zespół pozwoliła na całkowitą eliminację niepotrzebnych działań, skrócenie czasu procesu reklamacji i odblokowanie cennych zasobów. Dzięki niej pracownik kontroli jakości może niemal w pełni skupić się na właściwym zidentyfikowaniu wad i braków towarów, a czas niegdyś spędzany na przepisywaniu tabelek, poświęcić na dokładne zbadanie produktów.

Dodatkowo umożliwiła dostęp do nieosiągalnych wcześniej danych analitycznych, które mogą być podstawą do dalszych decyzji biznesowych. Idealnie wpisuje się ona także w działania prośrodowiskowe poprzez eliminację papierowej dokumentacji.

Kompleksowe rozwiązania eliminujące problemy, przynoszące dodatkowe korzyści i ekologiczne – takie lubimy najbardziej. 

 
Optymalizuj proces kontroli jakości w swojej firmie razem z nami. Chcesz zrealizować tego typu projekt? Potrzebujesz podobnej aplikacji? Napisz do nas i umów się na bezpłatną konsultację!

Najnowsze wpisy na blogu