TABLE OF CONTENTS:
Outsourcing to nie tylko redukcja kosztów. To przede wszystkim zapewnienie ciągłości wytwórczej oraz gwarancja dostarczania efektów na czas. Ten artykuł jest swego rodzaju dowodem wartości biznesowej dla outsourcowania projektów IT. Omawiamy możliwe ryzyka, jakie niesie za sobą realizacja projektu IT wewnątrz Twojej organizacji. Przeczytaj, żeby znaleźć odpowiedź na pytanie: czy z biznesowego punktu widzenia warto inwestować w wewnętrzny zespół IT, czy lepiej oddać projekt w ręce specjalistów spoza organizacji?
Utworzenie, zarządzanie i utrzymanie wewnętrznego zespołu wiąże się z wieloma mniej lub bardziej oczywistymi wydatkami. Jako pracodawca musisz się liczyć z kosztami takimi jak utrzymanie biura, czas pracy działów HR odpowiedzialnych za rekrutację, employer branding czy też wdrożenie nowych osób. Stworzenie zgranego i w pełni produktywnego zespołu, wymaga czasu, czasu i jeszcze więcej czasu, a to, szczególnie kiedy mówimy o IT, wiąże się z dużymi kosztami.
Jeśli zdecydujesz się na współpracę z firmą outsourcingową, całe ryzyko związane z dostarczeniem produktu na czas spada na dostawcę – jeśli w Twoim zewnętrznym zespole odchodzi / zwalnia się człowiek, to właśnie dostawca musi zagwarantować Ci wypełnienie luki. I to w określonym, krótkim zazwyczaj czasie. Dlatego proponujemy, aby w pierwszej kolejności postrzegać outsourcing IT jako outsourcing ryzyka.
Czynnikami , które musimy wziąć pod uwagę, budując czy utrzymując zespół są między innymi:
Chociaż różne źródła podają odmienne informacje, prawdopodobieństwo, że Twój pracownik odejdzie z pracy w ciągu roku, sięga nawet 20% – tyle wynosi średnio rotacja w zespołach IT. To oznacza, że statystycznie każdego roku jeden na pięciu pracowników IT zmienia pracodawcę. Jeśli więc budujesz zespół 20-osobowy, powinieneś liczyć się z tym, że chcąc zachować płynność produkcyjną, będziesz musiał zaplanować czas i pieniądze na podmianę nawet czterech pracowników.
Rotacja w branży IT znacznie spowalnia pracę nad projektem i obniża zdolność realizacji celów. Odejścia pracowników mogą sprawić, że Twój zespół nie będzie w stanie dotrzymać terminów realizacji projektów lub jakość jego pracy znacznie spadnie. To niesie za sobą wiele negatywnych skutków, bowiem kiedy firma nie będzie w stanie dostarczać produktów na czas, zespoły sprzedażowe nie osiągną założonych wyników.
Warto też dodać, że zatrudnienie nowego pracownika do projektu to czasochłonny, długi i kosztowny proces. Z naszych danych wynika, że obsadzenie stanowiska zajmuje od 2 do 4 miesięcy, chyba że dysponujesz ludźmi na “ławce”, którzy mogą natychmiast uzupełnić kompetencje na brakującym stanowisku.
Co ciekawe, pandemia COVID-19 przyczyniła się do powstania trendu o nazwie The Great Resignation. Najnowsze dane Amerykańskiego Biura Statystyki Pracy (U.S. Bureau of Labor Statistics) wskazują, że we wrześniu 2021 aż 4,4 miliony Amerykanów zrezygnowało z pracy, a liczba wolnych miejsc pracy sięgnęła 10,4 miliona. Te rekordowo duże liczby odejść wiążą się m.in. z przejściem na nowy tryb pracy oraz odkryciem większych możliwości zawodowych przez pracowników. Wielu z nich w czasie pandemii znalazło czas na przemyślenie swojej dalszej kariery. Co więcej, odkryli oni zalety pracy zdalnej oraz elastycznego czasu pracy, co było głównym powodem poszukiwania pracy, na który wskazywali respondenci biorący udział w badaniu firmy Bankrate w sierpniu 2021 r. Zjawisko The Great Resignation dotyczy nie tylko USA, podobna sytuacja ma miejsce także w Unii Europejskiej, w tym w Polsce.
W większości firm IT zdarzają się sytuacje, kiedy to pracownicy kończący jeden projekt, muszą poczekać, aż kolejny się rozpocznie. Wówczas trafiają na tzw. “ławkę”. Często znajdują się tam także nowozatrudnieni pracownicy, jeśli projekty, do których ich zatrudniono, opóźniają się. Nie jest to pożądana sytuacja, ale niestety jest trudna do całkowitego uniknięcia.
Praktykę tę można porównać do drużyny w meczu piłkarskim. W przypadku IT składem wyjściowym jest zespół pracujący nad projektami dla klientów, natomiast na ławce rezerwowych znajdują się pracownicy aktualnie nieprzydzieleni do żadnego projektu. Oczywistym plusem ławki jest to, że w momencie kiedy jakiś pracownik zachoruje lub odejdzie z firmy, osoba z ławki będzie w stanie szybko go zastąpić.
Wyzwaniem jest jednak to, że tak jak na boisku, nie każdy napastnik będzie dobrym bramkarzem, tak samo w IT, nie każdy programista będzie dobrym testerem i na odwrót. Dlatego, aby ławka rzeczywiście mogła spełniać swoją rolę, powinni się na niej znaleźć pracownicy o różnorodnych umiejętnościach, którzy będą w stanie wypełnić ewentualne luki. To skuteczne, lecz bardzo kosztowne rozwiązanie, ponieważ nie pracują oni aktywnie w projektach komercyjnych. Mają czas na rozwój swoich kompetencji, działalność wewnątrzorganizacyjną albo projekty niepłatne, jednak nie przynoszą realnych zysków firmie.
Ławka ma zarówno swoich zwolenników jak i przeciwników. Menedżerowie techniczni zazwyczaj nie są fanami tego rozwiązania, ponieważ obniża to wyniki finansowe ich działów. Kochają ją natomiast ci, których nie obciążają wprost jej koszty, czyli działy handlowe oraz produktowe (dla nich jest to przede wszystkim gwarancja szybszego startu projektów). Dlatego bardzo ważne jest spojrzenie z perspektywy ostatecznego wpływu na biznes. Czasami bowiem może okazać się, że warto ponieść koszty ławki, by uzyskać większą płynność w realizacji projektów.
Zgodnie z teorią przedstawioną przez Bruce’a Tuckmana, każdy efektywnie działający zespół przechodzi przez określone fazy rozwoju:
Jako pracodawca musisz liczyć się z tym, że nowozatrudniona osoba nie będzie w stanie od razu rozpocząć pracy na pełnych obrotach. Na początku czeka ją masa formalności, szkoleń oraz innych obowiązkowych zadań, których nie da się przeskoczyć. Co więcej, w przypadku pracowników IT, potrzeba czasu, aby móc zapoznać się z dokumentacją, nowymi narzędziami i nierzadko technologiami, a także projektem, szczególnie jeśli trwa on już kilka lat. To także czas na zapoznanie się z członkami zespołu, zrozumienie ich ról w projekcie oraz na ewentualne pytania. To właśnie etapy formowania się nowego zespołu, a także ścierania się nowego pracownika z zespołem. Dopiero w dalszej kolejności jest czas na unormowanie się sytuacji i przejście do efektywnej pracy. Nie blokuj więc żadnej z tych faz – pozwól zespołowi się rozwinąć.
Szacuje się, że okres wdrożenia trwa od 2 do nawet 8 tygodni, a w tym czasie produktywność nowego pracownika to zaledwie 50%. Co więcej, wprowadzenie nowego człowieka do projektu potrafi opóźnić pracę zespołu o jeden cały sprint.
Każdy potrzebuje odpoczynku – wydawać się może, że to banał, ale dość znacząco wpływa on na rozwój Twojego projektu.
Współczesny pracownik z branży IT, szczególnie z pokolenia Y i Z, niezwykle ceni sobie równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Ważna jest dla niego przestrzeń na rodzinę i bliskich, rozwój pasji, zadbanie o samorozwój, zdrowie i kondycję, czy podróże. Czas spędzony poza pracą pozytywnie wpływa na pracownika i może przyczynić się do jego większej efektywności w pracy i satysfakcji z wykonywanych zadań.
Wskazane wyżej czynniki nie stanowią Dla Ciebie wyzwań w momencie kiedy wybierasz outsourcing. Wszystkie inwestycje w kontekście rozwoju, motywacji pracownika, czy potencjalnego odejścia są po stronie firmy outsourcingowej.
Poniżej znajdziesz przygotowaną przez nas listę pytań, na które warto sobie odpowiedzieć przed podjęciem współpracy z firmą outsourcingową.
Jak widzisz, zarządzanie zespołem wewnętrznym wymaga dobrego przygotowania i analizy wielu okoliczności, takich jak rotacje i koszty, o których w pierwszej chwili nie myślimy.
Rozwiązaniem jest outsourcing IT, który odciąża Cię od ewentualnych nieprzewidzianych sytuacji, wpływających na obniżenie produktywności i sprawia, że nie musisz się martwić ewentualnym ryzykiem związanym z nieukończeniem projektu na czas.
