Nasz klient potrzebował oprogramowania magazynowego, który umożliwi sprawne zarządzanie przepływem przesyłek z materiałami medycznymi z wewnętrznego magazynu na szpitalne oddziały.
Zidentyfikowano kilka sytuacji, które komplikowały pracę pracowników szpitala.
Po pierwsze, uczestnicy całego procesu dostaw nie mieli pełnej wiedzy o tym, gdzie aktualnie znajduje się przesyłka, na jakim jest etapie oraz jest przewidywany czas dostawy. Wskutek tego pracownicy działu logistyki odpowiedzialni za wysyłki otrzymywali kilkanaście zapytań dziennie od pracowników z zapytaniem, czy z magazynu wyszły już zamówione opatrunki, a jeśli tak to, o której będą. Dziennie szpitalny magazyn dostarcza i odbiera ok. 140 przesyłek.
Po drugie w przypadku tradycyjnego zarządzania przesyłkami istniało ryzyko, że mogą one zaginąć lub trafić do niewłaściwego oddziału.
Po trzecie, wszystkie dokumenty dotyczące dostaw przekazywano w formie papierowej. Ich tworzenie, podpisywanie, ewidencja i raportowanie zajmowało bardzo dużo czasu.
Klient poszukiwał rozwiązania, które przyspieszy i ułatwi proces wydawania przesyłek do zamawiających na oddziały, a także umożliwi właściwym osobom ich śledzenie, rejestrację opóźnień i incydentów w dostawie.
Po wnikliwej analizie potrzeb klienta, stworzyliśmy aplikację mobilną oraz webową e-Kurier w postaci aplikacji mobilnej oraz webowej.
Jej wdrożenie zaadresowało trzy wspomniane wcześniej sytuacje sprawiające kłopoty w codziennej pracy dla kilku grup pracowników szpitala:
Aplikacja kurierska daje dostęp do informacji o statusie przesyłki w czasie rzeczywistym. Uczestnicy procesu mają wiedzę o wydaniu przesyłki z magazynu, przewidywanym czasie dostawy, przesyłkach opóźnionych, dostarczonych z sukcesem, skontrolowanych, cofniętych itp.
Przygotowanie i wykorzystanie kodów kreskowych ogranicza możliwość ludzkich pomyłek. Kod każdej przesyłki jest skanowany na etapie wydania i przekazania do transportu, co jest automatycznie widoczne w aplikacji. Śledzenie przesyłki ułatwia bezbłędne zidentyfikowanie momentu i miejsca, w którym doszło do jej ewentualnego zagubienia, a odbiór odbywa się za potwierdzeniem, z użyciem imiennego identyfikatora (LDAP). Dzięki temu nie ma wątpliwości kto, kiedy i gdzie brał udział w procesie dostawy przesyłki, a także czy ma odpowiednie uprawnienia do odbioru.
System do zarządzania magazynem i logistyką umożliwia wydanie i odbiór przesyłek poprzez zeskanowanie kodów kreskowych. Wszystkie informacje są przechowywane w postaci elektronicznej, a to eliminuje zużycie papieru oraz ułatwia możliwość generowania raportów, oraz statystyk dla zarządu.
Dzięki bazie danych system przechowuje dane zleceń czy oddziałów oraz gromadzi cenne statystyki. System współpracuje z drukarką etykiet kodów kreskowych. Ta funkcjonalność w ogromnym stopniu ułatwia proces oznaczania przesyłek.
Stworzony przez nas system informatyczny stanowi znaczące usprawnienie procesów w szpitalu. Z poziomu użytkownika, aplikacja e-Kurier daje możliwość:
Zaletą aplikacji jest wytworzenie jej w technologii, która umożliwia jej dalszy rozwój. W przyszłości zgodnie z bieżącymi potrzebami czy wymaganiami UCK będzie w stanie niemal dowolnie modyfikować stworzony system. W tej chwili aplikacja śledzi podróż materiałów opatrunkowych. W przyszłości może być rozbudowana o kontrolę dostaw leków. Wymagać to będzie zaostrzenia uprawnień do odbioru takich przesyłek. Obecne funkcjonalności pozwalają na szybki rozwój.
Zwróciliśmy się do Solwitu z prośbą o pomoc w stworzeniu systemu, który odpowie na nasze potrzeby i usprawni proces przepływu przesyłek. Solwit zaproponował nam technologie, które w przyszłości pozwolą dostosowywać system do naszych nowych wymagań czy procesów, a także skalować go w zależności od potrzeb. Ponadto, Solwit był odpowiedzialny za UI design, opracowanie grafiki i interfejsu dla naszej aplikacji, zarówno w wersji mobilnej jak i webowej. Zespół Solwitu wykazał się ogromnym zaangażowaniem i umiejętnościami potrzebnymi do realizacji projektu. Doskonale zidentyfikował potrzeby biznesowe oraz wskazał wrażliwe etapy procesu, na które szczególnie należało zwrócić uwagę podczas tworzenia aplikacji. Przygotował także kompletną dokumentację do projektu. Efekty pracy na kolejnych etapach dostarczane były na czas.
Joanna Nowak, Kierownik działu Zaopatrzenia Medycznego, UCK
Powiedz nam czego dokładnie potrzebujesz.
Ustalmy priorytety i kolejność wykonywanych funkcjonalności / funkcji / zmian Twojego oprogramowania.
Chcemy wiedzieć, na kiedy potrzebujesz gotowego rozwiązania.
