Który model w takim razie będzie najlepszy? Odpowiedź na to pytanie nigdy nie jest prosta.
Gdy decydujesz się na rozwój lub stworzenie oprogramowania albo akcelerację jego testowania Twoje zasoby mogą być niewystarczające. Decydujesz się więc skorzystać z firmy zewnętrznej.
Wybór odpowiedniego dostawcy trwa, a pod uwagę bierzesz wiele czynników, m.in.:
Na pewnym etapie kluczowym staje się jednak dla Ciebie to, jak będziesz mógł się rozliczyć za wykonaną usługę.
Koszty
Na początek „sucha” definicja: Fixed Price to tryb zamówienia, którego przedmiotem jest dostarczenie rezultatów (produktów) usług spełniających wymagania ilościowe i jakościowe.
Niewątpliwą zaletą jest to, że z góry wiesz, ile zapłacisz za cały projekt – warunkiem są jasno określone i sztywne wymagania. Software house bierze na siebie odpowiedzialność za dotrzymanie zakresu oraz terminu – ale to powoduje ograniczenie elastyczności w przypadku jakichkolwiek zmian. Nie oznacza to jednak, że do projektu realizowanego metodą Fixed Price nie można wprowadzać modyfikacji. Można je wprowadzić poprzez Change Request, które zostaną wycenione osobno i będą realizowane poza pierwotnym harmonogramem i budżetem.
Czy Fixed Price jest najbardziej korzystną formą rozliczenia za projekt i zapłacisz za niego najniższą możliwą cenę?
Wiele zależy od stopnia skomplikowania Twojego projektu. Jeśli projekt jest złożony, a Tobie zależy na sztywnej cenie za całość, to przygotuj się, że dostawca uwzględni bufor, który pokryje ewentualne koszty dodatkowe, które mogą powstać w wyniku nieoczekiwanych okoliczności lub komplikacji w trakcie dewelopmentu.
Zdarza się, że możesz mieć problem z określeniem wszystkich wymagań projektowych na początku współpracy. Dodając nowe funkcjonalności, dla utrzymania ceny dostawca będzie dążył do okrojenia specyfikacji. Dochodzimy więc do sytuacji „coś za coś”, a to nigdy nie jest komfortowe ani dla Ciebie jako klienta, ani dla dostawcy, który chce dać Ci taki efekt, jakiego oczekujesz. Negocjacje pochłaniają Wasz czas i pojawiają się niepotrzebne emocje.
Kiedy stosować model Fixed Price?
Z definicji Fixed Price będzie idealny, gdy od początku dokładnie wiesz, czego chcesz. Masz jasne wymagania, precyzyjną specyfikację i termin realizacji.
Zalety:
Wady:
Wybierz, gdy projekt zakłada:
Koszty
W modelu Time and Materials rozliczenie odbywa się według wcześniej ustalonych stawek za godzinę pracy każdego członka zespołu programistycznego, a Ty możesz elastycznie zmieniać tempo realizacji i kontrolować koszt projektu. W tym typowo zwinnym podejściu praca odbywa się w sprintach. Po każdym z nich możesz ocenić efekt prac i na bieżąco modyfikować początkowe założenia projektowe.
Jeśli zdecydujesz się na rozliczenie w formule Time and Materials, rozliczasz się po każdym miesiącu (lub w innych okresach ustalonych przed rozpoczęciem prac) w zależności od ilości godzin, które zespół deweloperski spędził na pracy przy Twoim projekcie oraz jakie materiały zostały wykorzystane (dedykowane licencje, hardware itp.).
Specyfikacja i czas realizacji
Największą wartością tego modelu rozliczeniowego jest to, że na starcie nie musisz znać wszystkich założeń, mogą one być dodawane w trakcie. Co najważniejsze, prace nad projektem można zacząć szybciej, bo nie trzeba czekać na udokumentowaną specyfikację.
Zaangażowanie
Time and Materials będzie wymagał od Ciebie większego zaangażowania. To Ty kontrolujesz przebieg prac i weryfikujesz efekty. Powinieneś też posiadać odpowiedni poziom wiedzy, żeby móc weryfikować jakość i efekty każdego ze sprintów.
Proces współpracy
T&M najlepiej sprawdzi się, gdy chcesz natychmiast zacząć realizować złożony i rozciągnięty w czasie projekt, lub masz u siebie zespół programistyczny, ale potrzebne są dodatkowe zasoby. Da Ci to dużą elastyczność w zakresie modyfikacji oczekiwań i choć pozornie może się wydawać droższy, to w efekcie koszty będą niższe, niż gdybyś wybrał model Fixed Price. Projekt rozliczany wg modelu T&M może trwać krócej i zdecydowanie łatwiej nim zarządzać, bo można wszystko modyfikować na bieżąco.
Stosuj, gdy ważne są:
Zalety:
Wady:
Nie zawsze musisz wybierać Może się zdarzyć, że najlepszą metodą będzie mix rozwiązań – model hybrydowy.
Siłą napędową tego rozwiązania jest to, że koncentrujemy się na tym, jaki efekt biznesowy wyniknie z realizacji projektu bez względu na początkowe założenia. Analiza jest ramą projektu, a nie wyrocznią. W każdym momencie masz wpływ na kształt projektu.
Wychodzimy z założenia, że sztywny T&M lub Fixed Price może nie spełniać Twoich oczekiwań. Dlatego, po wstępnej rozmowie na temat pomysłu na projekt, wybieramy z obydwu modeli te elementy, które najlepiej sprawdzą się w Twojej sytuacji. Punktem wyjścia jest analiza. Zazwyczaj realizujemy ją z klientem w formule Product Design Sprint.
Z naszego doświadczenia najczęściej zdarza się, że klient wie, co chce osiągnąć, ale potrzebuje wsparcia w określeniu ścieżki dotarcia do celu. Wtedy pomagamy w zdefiniowaniu głównych założeń projektowych i wspólnie z klientem określamy szczegółowy zakres prac. Bazując na analizie, szacujemy pracochłonność poszczególnych funkcjonalności – jest to idealny moment, aby podjąć decyzję, w jakim modelu będziemy realizować kolejne etapy projektu.
Ryzyka zdefiniowaliśmy już w fazie przygotowawczej, dlatego likwidujemy bufor na nieprzewidziane okoliczności, który zwykle podnosi cenę przy rozliczeniu w modelu Fixed Price.
Przykładem wykorzystania modelu hybrydowego może być sytuacja, kiedy faza projektowania ze względu na wymaganą elastyczność realizowana jest w modelu T&M, natomiast dewelopment realizowany jest w formule Fixed Price.
| FIXED PRICE | TIME AND MATERIALS | HYBRID | |
| Budżet | Gdy masz sztywny budżet. | Gdy Twój budżet jest elastyczny. | Gdy zależy Ci na stałej cenie, ale dopuszczasz koszty dodatkowe. |
| Rozliczenie | Płacisz na zakończenie projektu lub etapami. | Za roboczogodziny. | Formuła do uzgodnienia. |
| Zakres | Masz ściśle określony zakres projektu, a każda zmiana jest wyceniana indywidualnie. | Zakres jest ustalony wstępnie i modyfikowany na bieżąco. | Wspólnie ustalamy zakres i specyfikację. |
| Harmonogram | Harmonogram jest stały, bez możliwości zmiany. | Czas trwania jest uzależniony od zakresu prac. | Harmonogram tworzymy wspólnie w fazie przygotowawczej. |
| Zaangażowanie | Nie masz zbyt dużo czasu i chcesz być obecny tylko na początku i na zakończenie projektu. | Bierzesz udział na każdym etapie projektu, monitorujesz efekty, kontrolujesz zakres i budżet. | Poziom Twojego zaangażowania zależy od Ciebie. |
| Start projektu | Akceptujesz, że start projektu jest możliwy dopiero po analizie funkcjonalnej. | Start projektu – natychmiast. | Od zaraz, gdy tylko precyzyjnie zdefiniujemy założenia. |
| Dokumentacja | Dokumentację otrzymujesz na zakończenie projektu. | Dokumentacja jest tworzona na bieżąco, po każdym sprincie. | Decyzja o dokumentacji należy do Ciebie. My rekomendujemy, co będzie najlepsze w zależności od typu projektu. |
Z naszych doświadczeń wynika, że klienci, którzy mają określony budżet (też do nich należysz?) mimo wszystko kierują się w stronę rozwiązania Fixed Price, nawet jeśli projekt zgodny z wymaganiami miałby kosztować więcej. Chcą mieć gwarancję, że nie przekroczą budżetu.
Time nad Materials wybiorą częściej Ci klienci, którzy mają własne zasoby, a my tylko pomagamy im w dotarciu do celu.
W szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym zakres i funkcjonalności projektu mogą zmieniać się dynamicznie. Początkowo zgłaszane oczekiwania wobec produktu końcowego ulegają zmianie, żeby lepiej odpowiadać na potrzeby rynku. Zmienia się również technologia, więc można elastycznie wykorzystywać możliwości, które oferuje. Jeśli tworzysz innowacyjny produkt, to żeby uzyskać wartość, niezbędne jest iteracyjne podejście. A takie właśnie daje rozliczenie w formule Time and Materials i Hybrid.
Przeanalizuj swój projekt, zastanów się, czy chcesz i możesz brać w nim aktywny udział. Warto też poradzić się dostawcy. On najlepiej podpowie, jaki model sprawdzi się w pracy nad Twoim projektem. Teraz wiesz już czego możesz się spodziewać i czego możesz oczekiwać, w zależności od modelu, który zarekomenduje Twój dostawca.
